近年リモートワークなどの働き方が多様になってきている背景から、フリーアドレスを推進する企業が多くなってきました。

フリーアドレスとは、自由に好きな座席に座って仕事ができるようにしたスタイルを指し、企業が自社の事務所をフリーアドレスにすると、コミュニケーションが活発な人間関係を構築できる他、様々なメリットがあります。

しかし、毎日座る席が変わってしまい、誰がどこにいるのかがわからなくなってしまうこともあります。
フリーアドレスツールとは、そのような状況をなくす為、探したい人がどの席にいるのかがわかるようにしたり、チャットツール機能を活用してコミュニケーションを取れるようにしたりなどを可能にするツールです。

この記事では、フリーアドレスツールについての各種機能や代表的な5つのフリーアドレスツールについて紹介します。

フリーアドレスの盲点？

企業がフリーアドレスを導入すると、上司と部下が隣の席に座ることも、同期だけで並んで仕事をすることもできます。

毎日座る場所が変わるので、誰もが多くの人と接触できます。以前は事務所の座席の位置は「固定」であることがほとんどでしたが、フリーアドレスにするとそれがなくなります。
そのため、上下関係がよい意味であいまいになり、上司は部下の話を聞きやすくなり、部下は上司に意見しやすくなります。

しかし、フリーアドレスには、以下の欠点が5点挙げられます。

・誰がどこにいるのかわからない

・会いたい人にすぐに会えない

・会いたい人が事務所にいるのかどうかわからない

・チームメンバーで集まることが難しい

・上司が部下をマネージメントしづらい

このようなフリーアドレスの欠点を解消するために必要なのが、フリーアドレスツールです。

代表的な機能

フリーアドレスツールはさまざまなシステム開発会社が販売していて、機能もさまざまです。

そのため、自社に必要な機能が搭載されている、フリーアドレスツールを使うことが非常に重要です。
フリーアドレスツールに搭載されている機能について、7つ紹介します。

機能1：座席予約

社内の座席を簡単に予約・管理できる機能です。
座席の予約状況を確認したり、予約が簡単にできるというメリットがあります。

機能2：座席表の作成

スマホアプリだけでなくWEB(PC/スマホ)のポータルを使用して、社内の社員それぞれの居場所が分かることで、座席表を簡単に作成できるメリットがあります。オフィスのCADデータや施工図を用いるだけで、座席やスペースの場所を指定するのみで座席表が完成します。

機能3：従業員の状況把握

従業員が社内や社外のどこにいるのか居場所が簡単に分かります。

そのため、会議をしている時やどこの座席で仕事をしているかなどの状況を把握することが簡単にできる機能です。
急な来客があった場合に、従業員の居場所が分からず慌てることなどがない点がメリットと言えます。

また、リモートワークをしている社員もリモートチェックインという機能を使うことで、リモートで勤務していることを明らかにできます。

機能4：従業員の検索

座席やスペースにQRコードを設置しておけば、従業員がそのQRコードを読み込むことで居場所の登録ができます。
他の社員が用事があったり、来客があった際に探す手間をかけることなく見つけられます。

機能5：分析

座席や会議室の予約状況や、出社率の分析を行える機能です。
会議室も数か月後まで予約できたりと便利な機能がメリットになっています。

機能6：連携

仕事をする上で必要性の高い、勤怠やスケジュールの連携、チャット連携などができるようになっています。
1つのツールにさまざまなツールを連携することで、大変便利に使うことができます。

機能7：備品管理

フリーアドレスを導入することで、個人の荷物や会社の備品などの管理問題が起きる場合があります。
備品管理機能を使うことで、必要な備品の場所が分かることや、備品の棚卸の際の作業も簡単になります。

フリーアドレスツールの導入メリット

フリーアドレスツールを導入すると多くのメリットがありますが、最大のメリットは、業務工数を削減できることです。

フリーアドレスを導入していない場合には、オフィス内を歩き回って人を探したり、棚卸を手作業で行うなど人の目やチェックリストを作成して作業を行うようなこともありましたが、フリーアドレスツールを活用することで、全てシステム上で完結させることも可能になります。

フリーアドレスを促進していく企業にとって、フリーアドレスツールの導入は必須と言えるでしょう。

代表的な5つのツールを紹介

すでに多くのユーザー（顧客企業）を獲得しているフリーアドレスツールとして、以下の5つのツールが挙げられます。

それぞれ特徴が異なるため、社内にとってメリットが多いものを選びましょう。
各種機能やサービスの概要についてもご参考ください。

Colorkrew Biz

座席管理サービス利用者数NO.1のフリーアドレスツールです。
導入実績は、500社1,400チーム以上です。QRコードと携帯アプリですぐに利用を開始できます。

Colorkrew Bizでは無駄な作業時間を削減した結果、100名につき年間150時間以上の工数削減を実現しています。
また個人情報なども含むため、万全のセキュリティ対策になっています。

Beacapp Here

スマホを利用して、倉庫などに端末固有のID情報（ビーコン）を設置するだけで素早く導入できるツールです。
人感センサーや着席センサー、開け閉めセンサーなどの機能があり、座席の空席情報や会議室の空き状況の把握が簡単にできます。

Nimway

ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供しているツールです。

Bluetoothビーコンとワイヤレス占有センサーを搭載した、特許取得済みの屋内測位ソリューションです。
Microsoft 365のすべての標準カレンダーシステムと連携することも可能です。

Your Desk

YourDeskはテレワークやフリーアドレスに対応した、座席管理や行動記録を実現するシステムツールです。

10年以上の運営実績があり、フリーアドレスツールとしては長い歴史があります。
Googleカレンダーとの連携により、予定と座席の予約状況を簡単に把握することができます。

セキュリティ面も安全になっており、IPアドレスの制限があります。

まとめ

この記事では、フリーアドレスツールについての各種機能や代表的な5つのフリーアドレスツールについて紹介しました。

フリーアドレスには様々なメリットがありますが、デメリットもあります。
自社に合ったフリーアドレスツールを選定する為にも、各種機能や代表的なフリーアドレスツールを確認し、詳細まで確認するようにしましょう。