現代において「フリーアドレス」という仕組みを導入している企業が増加しているのは、知っていますでしょうか。

デスクを固定化せず、自由に場所を変えながら仕事をするやり方には「コミュニケーションが活発化する」など多くの利点があります。
しかし効率や生産性の向上、コミュニケーションの活発化等の明白な効果が出なければ、導入する意味がありません。

そこでこの記事では、フリーアドレス導入済み企業の成功事例および失敗事例から、フリーアドレスツールの重要性および導入を成功させるためのポイントについて解説していきます。

フリーアドレス化の成功事例

フリーアドレスを初めて導入する企業が陥りやすい罠として、「当初期待していたほど成果が上がらない」という点があります。
それを解決してくれるのが「フリーアドレスツール」ですが、選ぶ際には「このメリットを最大化したいからこのツールを選ぶ」という視点が大切です。

そこでまずは、いくつかの成功事例から分かる3つの利点について解説していきます。

上下関係がなくなり組織がフラット化した

いわゆる「従来型」の固定化された伝統的なオフィス形態は、どうしても上下関係を意識する（意識させる）ものです。
従来のスタイルが悪いわけではありませんが、「上司と部下」という上下関係を必要以上に意識させる職場は社員を萎縮させ、離職率も高める原因にもなります。
しかしフリーアドレスを採用すると必要以上に上下関係を意識しなくなり、組織をフラット化させることができます。

そのため上下関係の廃止を検討している企業ほどメリットは大きくなるでしょう。

他部署交流が増え仕事の幅が広がった

導入を開始した多くの企業で「社内コミュニケーションの増加」が確認されています。
仕事をする空間が社員ごとに固定されていないため他部署の人間と交流する機会が増え、仕事の幅を広げることができます。

社内コミュニケーションが増えることは、社員の閉塞感やストレスを解消する点でも役立ちます。

情報の共有化が進んだ

フリーアドレスの採用により、社内における情報共有が容易になります。すでに社内チャットツールが導入・活用されている企業は多いですが、人が動く「動的コミュニケーション」も可能となり、異なる部署と協力して行う仕事を円滑に進めることができます。

ポイントは「動く必要がある」職場ではなく、「必要に応じて動ける」職場の実現です。

フリーアドレス化の失敗事例

フリーアドレスツールは問題点を解決するものでなければなりません。実際にデメリットを列挙し、「列挙されたデメリットを解消できるツールを選ぶ」という視点が大切です。
そこで次は、フリーアドレスにおける4つのデメリットについて解説していきます。

誰がどこにいるのかわからない

伝統的なオフィス形態に慣れている人は最初困惑するかもしれませんが、基本的に誰がどのワークスペースを選んでも良いことになっています。
席が一つに固定されない結果、社員一人ひとりの仕事場所が分からなくなり、探し回らなければならないという問題が発生しがちです。

これにより仕事の効率や生産性も落ちるため、短期間で廃止する企業が増加しています。

誰が何をしているのかわからない

所在が分からなくなるだけでなく、どの社員が何をしているのか、どのような内容の仕事を行っているのか分からなくなるようなケースもあります。
コミュニケーションの円滑化は確かに利点ですが、それぞれが連携せず適当に仕事を行ったり、無駄な会議や雑談が増えて仕事が滞るようでは意味がありません。

管理職の業務が滞る

従来の上下関係を保ったまま導入すると、上司が部下の仕事の進捗を確認すること等が困難になります。
仕事に必要不可欠な報告・連絡・相談に支障が生じるため、管理職が仕事を頼もうとする際に部下を探さなければならなくなり、業務が滞りやすくなります。

非効率になったと感じる

目的を事前に明確化していなかったり、ツールを活用せずに見切り発車した企業ほど、導入後に逆に非効率になってしまうケースが少なくありません。
元々、他人とのコミュニケーションが苦手な社員や、仕事は一人で集中して行いたいと考える社員は特に、効率や生産性の低下を感じやすいでしょう。

3つの観点で選びましょう

これまでに解説した職場のフリーアドレス化に伴う失敗例と成功例を踏まえ、ツールを選定する際に必ずチェックしたい3つのポイントについて解説していきます。

座席予約機能が充実しているかどうか

ツールの種類によっては、事前に仕事をする座席を社員が予約できる「座席予約機能」が搭載されているものがあります。

この機能が重要な理由は、失敗事例として挙げた「社員の所在・社員の仕事内容」が分からなくなるという、フリーアドレス特有の問題点を解決するのに役立つからです。
そこで座席予約機能が充実しているツールを選ぶなら、社員の所在を把握できるだけでなく、チャットツールやカレンダーなどと連携して社内連絡を円滑化したり、社員それぞれの仕事状況をすぐに確認する等の活用が可能です。

スモールスタートが可能かどうか

可能な限り「スモールスタート」でフリーアドレスツールを取り入れることをおすすめします。

少額から始められるツールを選択するなら、リスクやコストを抑えられるからです。
また最初から会社全体に適用するのではなく、特定の部・チーム内だけで取り入れることをおすすめします。

実施してみて初めて利点や改善点が明白になるため、やり方を改善しながら徐々に社内に普及させることができます。

従業員のメリットに繋がるかどうか

導入が原因で、従業員の不満・ストレスが増加するような環境では長続きしません。例えばワークスペースに私物を置く場所が全く無かったり、特定の社員・グループが固定のエリアに居座り続けてしまうような環境では、従業員が非効率性やストレスを感じるシーンが多くなり、導入した意味がなくなってしまいます。

可能な限り社員の効率および生産性を最大化できる形で導入しましょう。

Colorkrew Bizの特徴

フリーアドレスを可能な限り効果的に導入したいと考えている方におすすめできるのが、「Colorkrew Biz」というビジネスコンシェルジュツールです。
このツールでは、従業員の状況がパソコンやスマホアプリから簡単に確認できますし、空き座席や会議スペースをアプリから予約するなどの様々な機能が搭載されています。

「誰がどこにいるか」に加えて「何をしているか」もわかる

このツールには「座席表」や「スケジューラー」といった便利機能が搭載されており、アプリ上ですぐに従業員がいる場所を確認したり、予定や稼働状況を確認できたりなど、
業務効率化する便利な機能が多数搭載されています。

まとめ

従来型のオフィスにおける「堅苦しさ」や「息苦しさ」を大いに改善したいと考えている方にとって、フリーアドレスは大いに役立ちます。

しかし「なんとなく」導入するなら、逆に効率や生産性の低下を招いてしまいかねません。効果的に活用したいなら、ぜひフリーアドレスツールの利用も一緒に検討しましょう。
それにより一部の人だけでなく、社員すべてにとってプラスになる「新しい働き方」を、企業全体で達成できるでしょう。