フリーアドレスツールには、備品管理機能が搭載されているツールが多くありますが、それはなぜなのでしょうか？
この記事では、「備品管理機能」がついているフリーアドレスツールについて解説します。

ツール選定に悩んでいる方はぜひご参考下さい。

フリーアドレスについて

なぜ備品管理機能がついているフリーアドレスツールが多くあるのかを説明するためには、まずフリーアドレスについて詳しく知る必要があります。
そもそも、フリーアドレスとは、従業員が固定の席を会社内で割り振られない仕組みを指します。

業務内容に合わせて働く場所を選択したり、他の従業員との活発なコミュニケーションを目的に、導入する企業が増えてきています。
また、リモートワークの増加に伴い、新しい働き方としても注目されています。

フリーアドレスのメリットとデメリット

それでは、フリーアドレスには、どのようなメリットやデメリットが挙げられるのでしょうか。
まずはメリットについて見てみましょう。

・社員同士のコミュニケーションがとりやすい
フリーアドレスによって場所が固定されないことから、社員同士の交流もできコミュニケーションが活発になります。

・自由度が高い
座席に縛りがなく自由な場所で作業をすることが可能です。そのため、働く人にとっては気分によって場所を移動でき集中して作業できます。

・オフィスのレイアウト変更が容易
フリーアドレスを採用した場合には、固定のデスクがないため、社員それぞれの荷物を少量に抑えることができます。
そのため、オフィスレイアウトを変えたい場合には、円滑に変更することが可能です。

デメリットは、以下に挙げられる2つになります。

・社員の場所の把握がしづらい
フリーアドレスによって、従業員のいる場所の把握がすぐにできず、居場所の確認をする手間がかかる場合があります。

・自席で備品の管理ができない
自席であれば、従業員は会社から支給された備品を自分の机の引き出しに収納することが可能です。
しかしフリーアドレスでは同じ座席を使うとは限らないため、収納する場所などを考慮する必要があります。
毎日座席が異なれば、それらの備品も移動させなければなりません。自席で備品を管理することができないため、デメリットの1つと言えるでしょう。

フリーアドレスと備品管理の関係

フリーアドレスを導入していない場合、従業員は会社から支給された備品を自分の机の引き出しに収納していました。
しかし、フリーアドレスを導入すると、同じ座席を使うとは限らないため、収納する場所などを考慮する必要があります。毎日座席が異なれば、それらの備品も移動させなければなりません。

このような場合、フリーアドレスツールに備品管理機能がついていれば、システムに備品を登録しておくことで、在庫の把握も簡単にすることが出来ます。
その他には、棚卸機能などもあり、備品が事務所のどこに置いてあるのか登録することも出来ます。

備品にQRコードを貼ってスマホで管理

フリーアドレスツールの機能にも依りますが、スマホにアプリをダウンロードして使うことも出来ます。社内のすべての備品にQRコードを貼りつけ、従業員が自身のスマホでそれを読み取り登録して利用できます。
QRコードを貼り付けることで、誰がどの備品を使っているのか従業員全員が把握することもできます。

ただし、フリーアドレスツールの種類によっては、QRコードやスマホでの管理ができない場合もあるので、あらかじめシステムに搭載されているのか確認しましょう。

備品予約

備品を使う時間は、人によって違います。

すぐに使い終わるのであれば、次に使う人は待つことができます。しかし、いつ使い終わるのかがわからないと、待っているべきか新品を要求すべきか迷います。
こういった場合に備品管理機能を使えば、事前に予約をすることが可能です。

備品予約機能を使うことで、「この備品を30分使う」「この備品を3カ月使う」といったことを登録しておけば、全従業員に知らせることができます。
長期利用が多く、借りることができない備品があれば、買い足すことができます。また利用者が少ない備品は、在庫を少なくできます。

棚卸し

備品のなかには資産に分類される物もあり、資産には棚卸しが必要です。

棚卸しは年に1回、資産や商品などの在庫の数量を確認し、会計上の棚卸資産に計上する作業のことで、重要な役割を果たします。
備品管理機能が搭載されているフリーアドレスツールを導入しておけば、経理担当者（棚卸しの担当者）は全従業員に一斉に備品や資産の棚卸しを依頼できます。

従業員もスマホで、担当する備品・資産に貼りついたQRコードを読み取って登録するだけなので手間がかかりません。
棚卸し作業は「必ずやらなければならない作業にも関わらず作業量が膨大」なため、これをフリーアドレスツールで簡単に終わらせることができれば、生産性は向上します。

備品管理表の作成も楽々

備品を過剰に在庫しないようにするには、備品管理が必要です。

備品管理機能のシステムであれば、備品管理表を瞬時に作成できます。備品管理機能は、備品名とQRコードを紐づけて登録が可能です。
QRコードを印刷して備品に貼りつけるだけで、備品管理が完了します。

Colorkrew Bizは「備品管理あり」のフリーアドレスツール

フリーアドレスツールすべてに、備品管理機能が入っているわけではありません。
しかし、Colorkrew Bizは備品管理機能ありのフリーアドレスツールです。Colorkrew Bizの機能について見ていきましょう。

備品管理だけじゃない

Colorkrew Bizに搭載されている機能は、備品管理機能の他にも多くの機能があります。

・座席予約機能、座席表
席に設置されたQRコードを読み取るだけで、その人がいる場所を可視化できるシステムです。
1ヶ月先の座席予約もでき、6ヶ月先の会議室管理も可能となっています。居場所の確認作業も必要なく、会議の予定も組みやすいです。

・社内決済
コーヒー代や弁当代などの支払いをキャッシュレスにする機能です。現金の集金やおつりを準備する必要がなくなります。社内のインセンティブ用にポイント機能も搭載されています。

・スケジューラ―
Office 365のOutlookと連携している機能です。社員の予定と会議室の空き状況から最適な時間を提案してくれる機能となっています。
スマートフォンでも簡単に調整することができるのもメリットと言えます。

・郵便機能
データと宛先を指定するだけで、郵便物を送付できる機能です。
郵便に関する印刷や切手の準備などの手間を省けます。郵便に要する時間がなくなることで、他の業務に集中することができます。

まとめ

備品は仕事をする上で欠くことのできないツールです。
会社にとっても大切な資産であり、場所が明確に分かることや、在庫などを把握することは重要です。

フリーアドレスを導入した際には、備品管理機能が搭載されているフリーアドレスツールを選んだほうがよいでしょう。